Regulamin Warsaw Gallery Weekend 2025

Zasady aplikacji i wyboru uczestników WGW oraz WGW+

1. Weekend otwarcia Warsaw Gallery Weekend 2025 odbędzie się w dniach 19-21.09.2025 z preview w dniu 18.09.2025.
2. Program Warsaw Gallery Weekend składa się z dwóch sekcji: WGW i WGW+.
3. W programie głównym Warsaw Gallery Weekend (WGW) mogą uczestniczyć prywatne galerie (firmy, fundacje, stowarzyszenia, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą), które od conajmniej 12 miesięcy prowadzą regularną, profesjonalną działalność wystawienniczą w obszarze sztuki współczesnej. Galerie muszą działać w oparciu o program wystaw w swojej siedzibie w Warszawie, być dostępne dla publiczności w regularnych godzinach otwarcia, utrzymywać stałą współpracę z osobami artystycznymi, oraz prowadzić sprzedaż dzieł sztuki.
4. W programie WGW+ mogą uczestniczyć różnorodne podmioty prowadzące działalność wystawienniczą bądź artystyczną w obszarze sztuki współczesnej, bez konieczności utrzymywania stałej siedziby w Warszawie: kolektywy artystyczne, galerie (zarówno prowadzone przez organizacje pozarządowe, firmy, jak i osoby fizyczne), a także instytucje publiczne np. domy kultury, muzea. 
5. Wystawy galerii uczestniczących w programie Warsaw Gallery Weekend realizowane poza stałą siedzibą galerii mogą być pokazywane wyłącznie w ramach programu WGW+.
6. Warunkiem uczestnictwa w programie WGW oraz WGW+ jest nadesłanie za pomocą formularza aplikacyjnego poprawnie przygotowanej aplikacji do Organizatora Warsaw Gallery Weekend w określonym przez niego terminie. Instrukcja do aplikacji znajduje się tu.
7. Wypełniając formularz należy zaznaczyć, do której z sekcji się aplikuje.
8. Na podstawie nadesłanych aplikacji Rada Programowa dokonuje wyboru uczestników WGW. Aplikacja oraz decyzja Rady dotycząca udziału w programie WGW dotyczaą tylko bieżącego roku.
9. W roku 2025 w skład Rady wchodzą następujące osoby:
   • Zuzanna Hadryś,
   • Michał Kaczyński,
   • Dawid Radziszewski,
   • Zuzanna Sokalska,
   • Michał Suchora.
10. Aplikacja powinna zawierać następujące informacje:
    • Zakładka Applications:
      pełne dane podmiotu dokonującego zgłoszenia,
      dane kontaktowe do osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu zgłaszającego,
      syntetyczny opis działalności galerii, jej profil i historię wystaw z ostatnich dwóch lat.
    • Zakładka Exhibitions:
      tytuł lub temat wystawy,
      nazwiska uczestniczących w wystawie artystów,
      opis wystawy (max. 1000 znaków),
      minimum 1 zdjęcie, maksimum 3 zdjęcia dokumentujące projekt wystawy (reprodukcje prac artystów, ew. wizualizacja planowanej ekspozycji + podpisy).
11. Aplikację należy przygotować w niniejszym formularzu. Załączone pliki zdjęciowe nie mogą być większe niż 10MB. Aplikację, zawierającą wszystkie wymagane elementy należy wypełnić do do dnia 05.05.2025 r. W razie pytań lub wątpliwości należy kontaktować się z osobą odpowiedzialną za formularz, tj. z Bożeną Kowalkowską  (bozena@warsawgalleryweekend.pl).
12. Aplikacje nadesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
13. Aplikacja jest bezpłatna, ale jej wysłanie – jest równoznaczne ze zobowiązaniem się do uiszczenia opłaty organizacyjnej za udział w WGW lub WGW+ w wypadku przyjęcia aplikującego podmiotu do programu WGW lub WGW+, zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Organizatora.
14. Aplikacje składane przez podmioty, które do dnia 30.04.2025 nie uiszczą opłaty organizacyjnej za udział w ostatniej czy którejkolwiek z poprzednich edycji Warsaw Gallery Weekend, nie będą poddawane rozpatrzeniu przez Radę Programową.
15. Rada Programowa rozpatrując aplikacje do WGW bierze pod uwagę przede wszystkim:
    • program galerii,
    • poziom kultury organizacyjnej galerii, w szczególności regularne godziny otwarcia, klarowną strukturę organizacyjną, poziom współpracy z artystami, instytucjami oraz kolekcjonerami,
    • ilość oraz poziom merytoryczny wystaw zrealizowanych przez aplikującego w ostatnim czasie,
    • jakość artystyczną projektu proponowanego do realizacji w ramach WGW,
    • zaangażowanie aplikującej galerii w rozwój karier artystów.
16. Rada Programowa rozpatrując aplikacje do WGW+bierze pod uwagę przede wszystkim:
    • jakość artystyczną projektu proponowanego do realizacji w ramach WGW+,
    • program wystawienniczy aplikującego podmiotu.
17. Podmiotom odrzuconym przysługuje prawo ponownego rozpatrzenia ich wniosku na podstawie odwołania.
18. Decyzja Rady po odwołaniu jest ostateczna.
19. Po zakwalifikowaniu wystaw do programu WGW lub WGW+ wszelkie zmiany – tytułu, tematu lub uczestniczących artystów wymagają akceptacji Rady Programowej i są możliwe tylko w uzasadnionych, losowych wypadkach. Po oddaniu materiałów promocyjnych do publikacji żadne zmiany nie będą możliwe.
20. Opłata organizacyjna za udział galerii w programie głównym WGW w 2025 roku wynosi 4000 PLN + VAT. Opłata obejmuje umieszczenie w programie i mapoulotce jednej wystawy w stałej siedzibie galerii. 
21. Galerie aplikujące do programu WGW mogą zgłaszać również dodatkowe wystawy w siedzibie galerii. Opłata za dodatkową wystawę w siedzibie galerii zaakceptowaną do programu WGW wynosi 1500 PLN + VAT. Obecność każdej wystawy w programie WGW wymaga akceptacji Rady Programowej.
22. Opłata organizacyjna za udział galerii w WGW+ w 2025 roku wynosi 3000 PLN + VAT. 
23. Rada Programowa po zapoznaniu się z aplikacją, w przypadku kiedy nie będzie ona spełniała kryteriów akceptacji do programu głównego WGW, może zarekomendować przesunięcie wystawy do programu WGW+. Galeria aplikująca będzie musiała wyrazić zgodę na przesunięcie wystawy do programu WGW+.
24. Galerie zakwalifikowane przez Radę Programową do udziału w WGW mogą zgłosić do programu towarzyszącego dodatkowe wydarzenia o charakterze efemerycznym, 
    np. performansy, koncerty, wykłady, promocje wydawnictw (z wyłączeniem oprowadzań po wystawie). Termin zgłaszania wydarzeń towarzyszących upływa 14.08.2025. Wydarzenia te zostaną ujęte na stronie internetowej WGW oraz mapoulotce po ich akceptacji przez organizatora pod kątem zgodności z regulaminem.
25. Podmioty zakwalifikowane do programu Warsaw Gallery Weekend są zobowiązane do terminowej realizacji poniższych świadczeń:
    • Uiszczenia opłaty za udział w WGW i WGW+ w terminie 14 dni od otrzymania faktury.
    • Dostarczenia treści do materiałów promocyjnych najpóźniej do dnia 15 lipca 2025 roku.
      
      Niedopełnienie powyższych obowiązków, będzie tożsame z rezygnacją z udziału w WGW.
26. Wystawy prezentowane w ramach WGW i WGW+ muszą być otwarte dla publiczności co najmniej do 28.09.2025.
27. Galerie uczestniczące w WGW i WGW+ są zobowiązane do bezpłatnego udostępniania publiczności wystaw w dniach i godzinach ustalonych we wspólnym programie. Po zakończeniu Warsaw Gallery Weekend należy również przestrzegać godzin otwarcia opublikowanych w materiałach promocyjnych oraz na stronie internetowej, zgodnie z deklaracjami każdej uczestniczącej galerii. Wystawy powinny być przygotowane zgodnie z opisem w aplikacji oraz z zachowaniem profesjonalnej staranności. Galeria, która nie będzie przestrzegać tych zasad, może zostać wykluczona przez Radę Programową z możliwości aplikowania do kolejnej edycji WGW.

HARMONOGRAM

Open call 04.04.2025-05.05.2025

Ogłoszenie wyników obrad Rady Programowej – do 25.05.2025

Termin nadsyłania materiałów – 15.07.2025

Termin zgłaszania wydarzeń towarzyszących – 14.08.2025

Warsaw Gallery Weekend 2025 – 19-21.09.2025 + preview 18.09